Sai gestire una riunione?

Tono e volume della voce, gestione delle interruzioni e delle domande e pianificazione delle attività successive sono alcuni tra gli elementi decisivi per l’efficacia della riunione. Senza dimenticare l’ordine del giorno

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Spesso le riunioni troppo lunghe e noiose, in qualche caso vengono giudicate perfino inutili. Seguendo alcune semplici indicazioni la riunione può essere gestita efficacemente senza cadere nell’effetto noia. Intanto, la prima consapevolezza da acquisire è che la riunione va gestita. “Va gestita” significa che chi organizza la riunione deve assumersi la responsabilità di prendere la parola e dare il via ai lavori, presentare l’ordine del giorno, dare la parola a chi deve intervenire per primo, moderare e gestire gli interventi – incluse le domande altrui –, riprendere la parola per passare al relatore del secondo punto e così via fino a decretare la conclusione della riunione. Punto di estrema importanza: la riunione deve chiudersi con uno schema chiaro e condiviso da tutti i partecipanti su quali attività devono essere realizzate in un certo tempo, a carico di quali persone, prima di arrivare all’incontro successivo.

Coinvolgere tutti per evitare la noia
Tono e volume della voce sono importanti: tutti devono riuscire ad ascoltare bene e facilmente. Chi ha il tono e il volume naturalmente bassi dovrà sforzarsi di alzarli per rendersi udibile a tutti: tanto più sarà grande la sala riunioni e tanto più sarà elevato il numero dei partecipanti, quanto più importante sarà mantenere un volume e un tono di voce alti. Per aiutare ad ascoltare il relatore, chi parla ruoti la testa in direzione di tutti i lati delle zone in cui siedono i partecipanti, così da far arrivare bene il suono volgendo verso gli interlocutori il viso. A questa accortezza è bene aggiungere anche quella di guardare gli interlocutori negli occhi per pochi attimi, proprio per richiamare la loro attenzione. Inoltre, osservare la platea ci dà modo di accorgerci quando la situazione volge verso la noia, la stanchezza o la scarsa comprensione. In questi casi è bene interrompere un momento e chiedere subito se sono necessari chiarimenti, provocando così il doppio effetto di coinvolgere proattivamente gli interlocutori. Buona norma dichiarare all’inizio della riunione quando si vogliono le domande, cioè se alla fine di ogni intervento oppure se tutte alla fine, in una sezione dedicata. Esprimere all’inizio le modalità organizzative che si vogliono adottare aiuta tutti ad adeguarsi al metodo e questa comunicazione va fatta a cura di chi gestisce la riunione.

Gestire le obiezioni e far rispettare il tempo
Due fasi ad alta criticità in qualsiasi riunione sono: far rispettare il tempo ai relatori e a chi pone le domande, nonché gestire le obiezioni, soprattutto quando possono innescare inutili atteggiamenti polemici. In entrambe le situazioni emerge la capacità di leadership di chi gestisce la riunione. Quest’ultima, infatti, ha la responsabilità di far chiudere gli interventi ai relatori troppo prolissi, così come di stringere le domande su aspetti attinenti i temi della riunione, senza divagare in conversazioni che possono portare a temi diversi da quelli dell’incontro in corso e che saranno da gestire in altre riunioni. È sempre alla stessa persona che è richiesto di bloccare, in modo educato ma fermo, le polemiche come anche le divagazioni o gli attacchi personali. Ogni intervento va tenuto fermo agli argomenti oggetto dell’ordine del giorno e ogni conversazione va tenuta sul piano delle attività professionali: gli attacchi personali non sono assolutamente permessi.

Qual è la funzione strategica dell’ordine del giorno?
L’ordine del giorno ha una doppia funzione ed è realmente importante per la pianificazione e gestione della riunione sia per chi la organizza, sia per chi partecipa. Il primo motivo per cui è necessario costruire l’elenco dei temi di cui parlare, dichiarando i nomi dei relatori e assegnando un tempo a ogni argomento, ci permette di capire se riusciremo a condurre l’incontro in un’ora, che è il tempo ideale perché non sia stancante e al contempo adeguata per affrontare i temi su cui abbiamo bisogno di confrontarci. Il secondo motivo è che conoscere in anticipo l’elenco di tutti i partecipanti e il tempo di intervento previsto permette di prepararsi su come relazionarsi e organizzare il proprio intervento per riuscire a rispettare il tempo previsto.
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