Sai come scrivere un’e-mail efficace?

L’e-mail è un potente mezzo di comunicazione con cui gestire le relazioni. Ecco cinque semplici regole per renderla più incisiva

Spesso un’e-mail è puramente informativa e serve, per esempio, ad aggiornare l’interlocutore sullo stato di avanzamento di un progetto. In qualche caso sostituisce una riunione, quindi impatta sulla produttività dell’azienda. Altre volte è molto di più. Motivare chi la riceve a leggerla, aprire un allegato e rispondere non è semplice. I criteri per valutare l’efficacia di un’e-mail sono, in linea di massima, sempre gli stessi indipendentemente dal settore, per cui il metodo a seguire è applicabile a tutti i business.

1 L’oggetto della e-mail: l’obiettivo
L’oggetto è ciò che ci fa decidere se leggere o cestinare, dunque è molto importante. Eppure dedichiamo pochissima attenzione all’oggetto, che invece è la grande sintesi del contenuto che vogliamo trasferire e perfino la motivazione per cui si deve leggere il messaggio inviato. Spesso l’invio di un’e-mail implica la richiesta al destinatario di leggere con attenzione, perché vogliamo che risponda o addirittura che apra un allegato, lo compili e lo rimandi. Significa far compiere tre azioni al destinatario e perché questo accada dobbiamo avere ben chiaro l’obiettivo da raggiungere: teniamo ben presente che se l’oggetto non convince o fa intuire una perdita di tempo, l’e-mail neanche verrà letta. Il consiglio è di non superare le cinque-sei parole: scrivere un oggetto troppo lungo significa rischiare l’abbandono della lettura. Troppe parole confondono e fanno perdere di incisività, e quindi di efficacia, sia nella lettura sia nella comprensione. Anche l’uso della scrittura in maiuscolo è da evitare: equivale a urlare.

2 Pensiamo al destinatario
Per partire con il piede giusto è bene mettersi dalla parte del destinatario. Basta immaginare quanto lui possa conoscere dell’argomento da trattare per intuire meglio cosa scrivere e cosa evitare. Chi scrive sa perfino troppo di un argomento e non è necessario che il ricevente venga messo a conoscenza di tutta una serie di dettagli. Anche lo stile di scrittura, formale o informale, va scelto in funzione del destinatario.

3 Sviluppo del testo e apertura
La stesura del contenuto passa per le tre fasi: apertura, corpo centrale e chiusura. L’attacco, o frase di apertura, deve già far capire al lettore perché gli stiamo scrivendo e quindi perché leggere la mail. Iniziare scrivendo subito il messaggio più importante da comunicare è un segno di rispetto: le persone hanno poco tempo a disposizione e molte mail da leggere ogni giorno. Essere diretti, senza girarci troppo intorno, aiuta la comprensione. Le parole sono come gli oggetti: più ne usiamo e più confondono!

4 Meta comunicazione e corpo centrale
La meta comunicazione è la struttura del discorso, cioè il filo rosso che lega gli argomenti. Più la struttura è chiara e intuibile anche al lettore, più la comunicazione è comprensibile. Per capire come organizzare la meta comunicazione ci viene in aiuto la tecnica anglosassone delle 5W (si veda il paragrafo successivo). Per costruire la “tabella di marcia” degli argomenti che assolutamente non possiamo dimenticare ci serve un’altra tecnica, che io chiamo “tecnica memotak”. In sostanza, si annota su un block notes le parole chiave degli argomenti irrinunciabili. Per esempio, se voglio invitare una persona a un evento a cui parteciperò come relatore, le parole chiave sono: titolo dell’evento e tema, invito e motivo, io relatore sul tema, dove, quando, risposta”. Fatto l’elenco basta organizzare il testo.

5 La tecnica delle 5W e chiusura
È la regola principale dello stile giornalistico anglosassone. Le 5W indicano: who, what, when, where e why, vale a dire chi, cosa, quando, dove e perché.
Chi individua il soggetto. Cosa indica qual è l’oggetto dell’argomento e quali sono gli aspetti principali. Quando è la variabile “tempo” che a volte c’è e a volte no; potrebbe essere il periodo in cui si svolge ciò di cui stiamo scrivendo oppure lo possiamo intendere come “entro quando far fare qualcosa”. Dove è il luogo in cui si svolge l’attività oggetto del testo oppure da dove nasce il problema di cui parliamo nella mail. Perché, infine, è il motivo per cui scriviamo; per essere davvero efficace, il “perché” è bene che sia all’inizio della mail, cioè immediatamente dopo o dentro l’apertura.
L’ordine delle 5W non è casuale e va rispettato, perché determina anche l’ordine di priorità dei contenuti su cui informi l’altro. Non è detto che ognuna di queste variabili meriti un paragrafo dedicato: spesso “where” e “when” sono nella stessa riga, così come “who” si cita all’inizio della frase, visto che in genere è il soggetto, e magari non si ha neanche bisogno di parlarne di nuovo.
Il “cosa” potrebbe meritare più paragrafi. È bene separare con una riga vuota i paragrafi in cui affrontiamo argomenti diversi, perché intuitivamente chi legge percepisce che con il salto riga qualcosa cambia, cioè parliamo di altro. La riga vuota è necessaria sia quando passiamo dal “what” al “where”, sia quando passiamo da un paragrafo “what” a un altro, sempre “what”, che tratta di un altro argomento.
Infine, la chiusura. Spesso si utilizzano frasi fatte, ma è molto meglio evitarle perché vengono lette con scarsa attenzione.

Il “non verbale” dello scrivere
Per evitare al lettore l’effetto muro, cioè la colata indistinta di righe nere, una dietro l’altra, che appesantisce tanto la lettura e toglie voglia di leggere, si può suddividere i paragrafi con righe vuote. Il testo risulta così all’impatto visivo ben organizzato, ordinato e quindi più leggibile.
Non esagerare con l’uso di elementi grafici, quali grassetti, sottolineati, elenchi puntati e numerati e magari anche immagini. Buona norma è evidenziare al massimo tre o quattro parole, che vogliamo rimangano impresse al destinatario.
Il font del testo va scelto in funzione della buona leggibilità da diversi dispositivi (mobile, desktop e tablet), visto che li usiamo tutti.
È bene usare poche e contestualizzate immagini rispetto a ciò di cui si parla, evitando immagini astratte e difficili da collegare al contesto.
L’immagine, se scelta adeguatamente, parla più di mille parole! Infine gli allegati. Se ci sono molti dettagli, è meglio dividere il testo della mail in sezioni che inquadrano le motivazioni che ci hanno portato a scrivere, cosa ci aspettiamo che la persona faccia e presentano il contenuto dell’allegato a grandi linee, rimandando le informazioni più dettagliate al documento che, dobbiamo sempre ricordare, è da aprire. È, quest’ultimo, un passaggio ulteriore che chiediamo di fare al lettore e, ricordiamoci, non è detto che lo faccia.
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